Données de séance

Responsable : Alexandre MARTIN, The Needles Factory, 90 rue Victor Hugo, 62200 Boulogne-sur-Mer. Pour ce dispositif, contact : theneedlesfactory@gmail.com ; une demande peut aussi être remise au studio. Version : TNF-DONNEES-SEANCE-20261007-v4. Applicable à compter de la mise en service de ce dispositif.

Pourquoi nous utilisons ces informations

Nous identifions la séance et le dossier qui vous ont été présentés, conservons vos réponses au projet et au geste, puis vous remettons une copie. La gestion de la prestation et de la copie repose sur l’exécution du contrat lorsqu’elle concerne le client contractant. La conservation de l’autorisation du parent ou tuteur repose sur l’obligation légale applicable aux mineurs. L’archivage d’un écrit contractuel électronique, lorsque les conditions précisées ci-dessous sont réunies, repose également sur une obligation légale. La conservation des autres preuves nécessaires pour prévenir ou traiter une contestation repose sur notre intérêt légitime à défendre nos droits, avec un accès limité et sans réutilisation commerciale.

Quelles informations sont concernées

Identité et coordonnées utiles, majorité ou qualité du parent/tuteur, identité du mineur, référence de réservation et de séance, date, prestation et caractéristiques du projet, versions du dossier et des documents remis, réponses A/B, identifiant et horodatage de la soumission. Lorsque les informations du mineur sont fournies par le parent ou tuteur, celui-ci en est la source. Le formulaire ne demande ni questionnaire médical, ni copie de pièce d’identité, ni photo.

Les champs obligatoires servent à enregistrer une réponse identifiable et à vous remettre la copie prévue. Sans les informations nécessaires, le parcours numérique ne peut pas être terminé : demandez une solution au studio. Un refus du projet ou du geste empêche de commencer ; il n’efface pas le fait que ce refus a été exprimé. Vous pouvez demander l’arrêt du geste à tout moment.

Qui y accède

Alex et, seulement si nécessaire, une personne spécifiquement autorisée pour gérer la séance ou les preuves. Shopify intervient pour le formulaire et l’enregistrement des réponses, dans le cadre de ses engagements de traitement des données. Les autorités de contrôle peuvent recevoir la preuve requise pour un mineur. En cas de dossier justifiant cette transmission, seules les pièces nécessaires peuvent être communiquées à l’assureur, au conseil ou à la juridiction concernés.

Les réponses sont enregistrées dans Shopify Forms. Les pièces utiles au dossier de séance sont classées dans le Google Drive professionnel privé du studio ; Google intervient pour ces services dans le cadre de l’accord de traitement applicable à Workspace. Une copie vous est remise au studio ou envoyée individuellement à l’adresse vérifiée. Les dossiers ne sont pas mis en accès public.

Traitement à l’étranger

Shopify peut traiter certaines données hors de l’Espace économique européen, notamment au sein de son groupe ou par ses prestataires. Ses engagements décrivent les règles d’entreprise contraignantes et, selon le transfert, les clauses contractuelles types ou les décisions d’adéquation utilisées. Vous pouvez consulter l’accord de traitement Shopify et les informations sur ses transferts, ou demander des précisions au studio. Google peut également traiter des données dans les pays où lui-même ou ses prestataires disposent d’installations, sous les garanties prévues par son accord de traitement et ses dispositions européennes. Les services utilisés ne sont pas présentés comme exclusivement hébergés en France ou dans l’UE.

Combien de temps conservons-nous les données ?

Le dossier reste actif pendant la préparation, la réalisation et le suivi nécessaire de la séance. À la clôture du suivi, nous écartons les brouillons et doublons devenus inutiles. Seules les preuves nécessaires de la séance sont archivées avec un accès limité.

Pour les séances réalisées, le studio retient les durées habituelles suivantes :

• Client majeur au moment du geste : dix ans après la séance concernée.
• Client mineur non émancipé au moment du geste : jusqu’à son vingt-huitième anniversaire, en respectant dans tous les cas au moins trois ans après le geste pour la preuve de l’autorisation parentale.

Ces durées sont des règles de gestion choisies par le studio pour les preuves essentielles ; elles ne constituent pas des durées générales imposées par la loi à l’ensemble du dossier. Chaque séance a sa propre échéance : une nouvelle visite ne prolonge pas automatiquement la conservation des précédentes.

L’archive comprend uniquement les éléments nécessaires pour rattacher la preuve à la séance, le projet validé, les réponses enregistrées, l’autorisation parentale si nécessaire, les versions des informations sur les risques et soins remises et la trace de remise de copie. Seuls les échanges utiles à cette preuve sont conservés.

Obligations et situations particulières

La preuve de l’autorisation parentale doit être disponible pour les autorités pendant trois ans après le geste. Au-delà de ce minimum, sa conservation dans l’archive repose sur le besoin de preuve expliqué ci-dessus. Code de la santé publique, R. 1311-11.

Si un dommage, une réclamation, une procédure ou un suivi encore nécessaire justifie une durée différente, seules les pièces concernées sont conservées pour ce besoin, avec une justification et une échéance ou un critère de fin documentés. Pour un dommage corporel, le délai de recours de dix ans part de la consolidation du dommage initial ou aggravé, et non automatiquement de la séance (Code civil, 2226). Les suspensions et interruptions applicables sont prises en compte, notamment celles liées à la minorité (2235). Les échéances habituelles ci-dessus ne garantissent donc pas que tous les recours sont expirés.

Lorsqu’un contrat est conclu par voie électronique pour un montant total d’au moins 120 €, l’écrit qui le constate est conservé dix ans dès sa conclusion si la prestation est immédiate ; sinon, il est conservé de la conclusion jusqu’à l’exécution, puis dix ans après cette exécution. Le client peut en demander l’accès. Cette obligation vise l’écrit contractuel concerné et ne s’applique pas automatiquement à tout formulaire numérique de consentement. L. 213-1 et D. 213-1 et D. 213-2 du Code de la consommation.

En cas de refus, d’annulation ou de geste non réalisé, les durées habituelles des séances réalisées ne sont pas appliquées par défaut. Seules les pièces nécessaires à la gestion de la relation contractuelle ou d’une contestation subsistante sont conservées, selon le besoin et le délai de recours applicables. Les pièces comptables suivent leurs propres obligations.

Le studio réexamine au moins chaque année l’utilité des archives et traite les demandes d’effacement sans attendre cette revue. À l’échéance, après vérification des obligations et situations particulières, les données sont supprimées ou anonymisées si aucun autre motif documenté ne justifie leur conservation. Une prolongation n’est pas automatique et ne peut pas être indéfinie au seul motif d’un recours théoriquement possible.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement, selon les conditions légales. Pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous opposer pour des raisons tenant à votre situation ; certains éléments nécessaires à une obligation légale ou à la défense d’un droit peuvent cependant être conservés. La portabilité s’applique aux données que vous avez fournies, traitées automatiquement pour l’exécution du contrat, dans les conditions prévues par la loi. Les droits du mineur sont pris en compte selon sa situation et sa représentation légale.

Contactez le studio par email ou sur place. Nous répondons en principe dans un mois ; une prolongation légalement justifiée vous sera expliquée. Nous ne demandons un justificatif d’identité qu’en cas de doute raisonnable, dans la mesure nécessaire. Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

L’accord au geste n’est pas une décharge de responsabilité ni un consentement à recevoir de la publicité. Ce dispositif ne prend aucune décision entièrement automatisée sur votre prestation.